Bahía Blanca | Domingo, 26 de junio

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Entró en vigencia el Sistema de Gestión de Documentación Electrónica

Se trata de un software que cuenta con varios módulos, cada uno de ellos resuelve una demanda en particular.

Gentileza MBB

   Orientado a modernizar los procedimientos, agilizar trámites y disminuir el uso de papel, comenzó a implementarse en el Municipio el Sistema de Gestión de Documentación Electrónica (GDE).

   Se instrumenta a través de la Secretaría de Innovación y Transformación Digital y se trata de un software que cuenta con varios módulos, cada uno de ellos resuelve una demanda en particular.

   Entre otros beneficios, esta metodología ahorra costos a través de la simplificación de circuitos administrativos. También mejora el control de la inalterabilidad de los documentos generados, la eliminación de pérdida de expedientes y la identificación inequívoca de quienes realicen cada gestión.

   Además, se ahorran tiempos de tramitación, al facilitar la forma en la cual se realizan las tareas y el acceso a la información. Esto se traduce en un mejor servicio al ciudadano. Del mismo modo, se desalienta el uso de papel y toners de impresoras, en sintonía con las nuevas tendencias de cuidado medioambiental.

Primera etapa

   El primer módulo que se puso en marcha fue el de comunicaciones oficiales, que reemplaza formalmente al antiguo sistema de memos.

   En los próximos meses, está previsto que se avance en la utilización de los módulos de gestión de documentación (Generador de Documentos Electrónicos Oficiales) y Expediente Electrónico.

   Los documentos oficiales gestionados, pueden después incorporarse a un expediente. Serán generados del tipo escritura libre, importación de archivos e imágenes, formularios controlados y documentos embebidos.

   En tanto, el módulo de Expediente Electrónico estará habilitado para realizar pase paralelo entre varias áreas al mismo tiempo, incorporar documentos de trabajo, asociación y fusión con otros expedientes, tramitación conjunta y vinculación automática de documentos.

Archivo de la información

   Toda la documentación electrónica que se genera queda resguardada en forma permanente en un repositorio (Repositorio Único de Documentación Oficial).

   El archivo electrónico garantiza la estabilidad, inmutabilidad, inalterabilidad y perdurabilidad de la información. Todos los documentos cuentan con valor jurídico y probatorio.