Despapelización: el camino hacia un futuro sustentable y eficiente

Redacción de La Nueva.

[email protected]

El término “despapelización” es cada vez más utilizado por organizaciones que buscan mostrarse amigables con el medio ambiente y tecnológicas desde el punto de vista de sus sistemas y procesos.

Es un concepto que se ha popularizado en los últimos años debido a la importancia que ha cobrado la responsabilidad social empresarial y pública y la importancia que tiene el respeto y la preservación del medio ambiente.

Sin embargo, la definición de despapelización es tan simple como “el concepto que complementa la digitalización de contenido, permitiendo desprenderse del papel tradicional”. 

Definiciones más precisas afirman que el término hace referencia a un “sistema electrónico que permite obviar los tradicionales expedientes en papel, facilitando todas las gestiones administrativas”, pero la idea es la misma: desprenderse de los documentos en formato papel para optar por su formato digital.

En la actualidad, el papel se ha transformado en un elemento sumamente costoso. Y estos costos no solo incluyen la resma, sino también aquellos incluidos en el proceso de impresión (impresoras e insumos tales como cartuchos de tinta), de almacenamiento (lugar físico en donde se guardan las grandes cantidades de documentos una vez que son utilizados) y de circulación (la logística de entrega de estos documentos impresos).

Sumado a la explicación de los costos, la despapelización brinda otra solución: la preservación del medio ambiente. 

Según Greenpeace, el papel utilizado para impresiones de oficina insume un 40% de la madera talada para uso industrial. 

Para conseguirlo, deben talarse árboles que sirven como generadores del oxígeno que nos permite vivir, y que funcionan como parte del hábitat natural de millones de animales de nuestro planeta.

Además, en el proceso de fabricación de papel se consumen grandes cantidades de agua y energía, que contribuye a la polución del medio ambiente.

En ese tren, desde el municipio bahiense se celebró el inicio del proceso de despapelización y digitalización de los expedientes municipales.

Con el objetivo de optimizar la gestión municipal y aportar en el cuidado del medio ambiente, ya se digitalizaron 168 expedientes: en marzo existían 525 notas en papel, número que en mayo bajó a 272,en junio a 291 y actualmente se encuentra en 74.

Según marcaron, la iniciativa es un paso más hacia un municipio sustentable y eficaz, pues genera beneficios no solo en los costos de insumos si no que potencia también los tiempos de movimiento de los expedientes.

“Es un proceso que comenzamos hace un par de meses. Ya estamos con 31 trámites que se pueden hacer digitalmente y la intención, en un plazo de un año, es que el 100% se pueda hacer de esa manera”, explicó Ricardo De Weerth, subsecretario de Tecnología Gubernamental y Control de Gestión.

Además, todos los empleados municipales recibieron capacitaciones para brindar un servicio más ágil a la comunidad, ya que el objetivo es que en un año el Municipio esté libre de papel. 

“Para conseguirlo se requiere de un cambio cultural, tanto externo como interno, para que el que encontramos muy buena predisposición de los trabajadores municipales. Es indudable que el trabajo diario va a verse modificado, pero vemos mucho compromiso para lograrlo”, amplió el funcionario comunal.

En ese marco, fue creado el Portal GDE con el detalle informativo que cada trabajador municipal necesita tener en cuenta para realizar este proceso.

“Para el vecino, redundará en un mejor y más rápido servicio, porque todos los trámites podrán ser trazables”. 

Precisamente, ya son 37 los trámites que se realizan de manera virtual, entre los cuales se encuentran la Declaración de Interés Municipal, Recaudación, trámites Personales y trámites de la Secretaría de Políticas Sociales, entre otros.

Ahora bien, el reemplazo del papel por el soporte digital para la gestión de documentación, requiere el uso de tecnologías de la información tales como la firma digital para otorgar validez legal a aquellos documentos con firma manuscrita que son reemplazados por el soporte digital.

Además, hasta no hace mucho, los sistemas informáticos debían conservar la mayoría de los documentos en papel porque sólo de esta forma se aseguraba su efecto legal y probatorio, característica que hasta no hace mucho no brindaba el documento digital.

La posibilidad de contar con un sistema informático verdaderamente autónomo, con plena validez legal, facilita el camino para un desarrollo creativo, más eficiente y económico que el actual.

En otras palabras, la digitalización implica repensar el modo en el que se desarrollan las tareas enfocándose hacia procedimientos mucho más dinámicos y eficientes.