Menos reunión, más gestión

Guillermina Rizzo

guillerminarizzo@gmail.com

“Nos reunimos en…”, “te convoco a una reunión…”, “mañana tengo cinco reuniones…” “ya pedí una reunión…” son frases reiteradas en distintos ambientes de trabajo. Reunirse fue una práctica que se incrementó durante la pandemia cuando las jornadas de trabajo sufrieron modificaciones y hubo que readaptar los formatos existentes.

Sin embargo, en muchas organizaciones, espacios de trabajo y, seguramente encabeza el ranking el ámbito político, el fenómeno denominado “Reunionismo” parece no tener fin, además los encuentros son potenciados con las respectivas fotografías que se multiplican por el ciberespacio.

A estas alturas muchas personas expresan “¿para qué tantas reuniones?” “¿qué resuelven?” “¿a dónde conducen?”; tantas preguntas como reuniones hay.

A su vez no solo es la cantidad de reuniones sino el tiempo que se dedica, pues seguramente muchas de las problemáticas que se abordan se resuelven en cuestión de minutos, sin embargo, las reuniones son interminables. 

La Psicología de las Organizaciones o la Psicología laboral se refiere a esta cuestión como una nueva patología denominada “Reunionismo” y mientras personas esperan soluciones o al menos respuestas hay una serie de conductas propias de este fenómeno que se repiten.

Es frecuente asumir que la duración de la reunión es ilimitada y que es la única tarea que tienen los asistentes, perdiendo de vista todas las obligaciones que tienen por resolver; también como en algunos casos no se sabe ni cómo, ni qué resolver, se pactan centenares de reuniones.

Excesivas, extensas, improductivas son algunas de las características, también se asiste desconociendo el motivo de la convocatoria, hay interrupciones por el uso de celulares, distracciones y realizar una síntesis y establecer un acuerdo resulta una utopía.

Desde la Comunicación y con soporte en la Psicología, si padecés esta patología del “Reunionismo” te cuento que hay distintos tipos de reuniones y conocer la clasificación tal vez sirva para organizarte. Hay reuniones de investigación, de reflexión, de formación, de información, de toma de decisiones.

A su vez para que una reunión sea eficaz debe cumplir una serie de requisitos: evaluar si es importante e indispensable convocarla y si no lo es, evitarla. Lo ideal es que no duren más de una hora, luego de ese tiempo el interés decae y muchos temas se desvirtúan y empiezan a circular los mensajes a través de los celulares.

Deben estar planificadas, tener objetivos claros y si el motivo de convocatoria no tiene solución, mejor no realizarla. Una buena estrategia y siempre que se viable es reunirse en el lugar de los hechos, genera empatía. Es fundamental evaluar posteriormente para que no se diluyan los acuerdos celebrados y realizar un seguimiento.
 
No estoy en contra de las reuniones, sí de las puestas en escena estériles. No caben dudas que la gran mayoría se hacen de gusto, no resuelven nada y terminan siendo negativas. Recuerdo un jefe que ante un colaborador que le decía “me reuní con tal, me reuní con tal y con tal” inteligentemente le respondió: “no me cuentes tus reuniones, contame tus resultados”.